Groupware erfüllt in den meisten Fällen eine Schnittmenge der folgenden Funktionen:
Als auf dem Markt verbreitete Vertreter von kommerziellen Groupware-Lösungen sind die weit verbreiteten Client/Server-Produkte Microsoft Outlook/Exchange und IBM Lotus Notes/Domino zu nennen. Gemäß einer Studie der Radicati Group haben die Micro"ßoft-Produkte Outlook und Exchange im Unternehmensbereich insgesamt einen Marktanteil von 31%[][vgl. ]RADIC3, die Produkte Lotus Notes und Domino des Herstellers IBM erreichen einen Marktanteil von 24%.[][vgl. ]RADIC2 Laut dieser Studie verwenden 74% der weltweiten Unternehmen den E-Mail Client Outlook. Angesichts der hohen Verbreitung von Outlook war es naheliegend, dass die Kompatibilität von Kolab im Hinblick auf Outlook als Kolab-Client eine wichtige Forderung bei der Ausschreibung des Projekts war.